Wij zijn genoodzaakt te stoppen…

Hieronder kan U het verslag vinden van onze algemene vergadering op 20/07/2017.

 

POP EN ROCKATELIER SCHOTEN VZW
STANISLAS MEEUSLEI 102

2900 SCHOTEN
Ondernemingsnummer: 839.216.878
 
ALGEMENE VERGADERING 
 
Verslag van de vergadering van 20/07/2017 om 19:00u die plaats vond in Stanislas Meeuslei 102, 2900 Schoten.


Aanwezig: Stijn Michiels, Nathalie Hermans, Anne Stevens
 
De voorzitter opent de vergadering en stelt vast dat de Algemene Vergadering op regelmatige wijze werd bijeengeroepen. 


De voorzitter stelt vast dat het aantal tegenwoordige of vertegenwoordigde aandelen 3 bedraagt, op een totaal aantal van 3 aandelen. 


De vergadering kan dus geldig beraadslagen.
 
Agenda : 

1 Ontbinding van de vzw

1.1 Lidgelden komen niet tijdig binnen

1.2 Onvoltooide afwerking van activiteiten werkingsjaar 2016-2017

2 Huidige financiële situatie

3 Verkoop bezittingen van de vzw

4 Opzeg contractuele verbindingen

4.1 Opzeg huurcontract maatschappelijke zetel

4.2 Opzeggen vaste kosten

5 Aanstellen van de vereffenaar + draaiboek

5.1 Aanstellen vereffenaar

5.1 Draaiboek

AGENDAPUNT 1: ONTBINDING VAN DE VZW

Het bestuur van de vzw is samengekomen om de ontbinding van de vzw te bespreken. De oorzaak ligt aan het feit dat meer dan 95% van de leden op dit ogenblik hun lidgeld niet tijdig betalen. Het betaalgedrag van onze leden laat zwaar te wensen over. Zelfs doorheen het werkingsjaar moeten er herinneringen worden blijven gestuurd om lidgelden te innen die reeds maanden geleden op rekening moesten staan. Het is onmogelijk om op deze manier onze begroting op koers te houden.

    1. Lidgelden komen niet tijdig binnen.
      Alle actieve leden krijgen op het einde van het werkingsjaar de kans om opnieuw in te tekenen om zo het voorrecht van planning (dag/uur) te behouden bij het uitoefenen van de georganiseerde activiteiten.

Wij stellen vast dat er sinds de laatste herinschrijving in april 2017 onvoldoende inschrijvingen zijn binnengekomen om het nieuwe werkingsjaar financieel rond te krijgen. Daarbuiten blijkt dat op datum van vandaag nog steeds een zeer groot deel van de openstaande gelden niet betaald zijn. Desondanks dat er op iedere factuur met betrekking tot lidgeld een duidelijke betaaltermijn staat alsook de algemene voorwaarden als bijlage zijn toegevoegd.

Daarbuiten zijn er voldoende herinneringen verstuurd (e-mail en/of post) met de duidelijke vraag om het lidgeld te volstorten na inschrijving ten gunste van het verdere verloop van de vzw.

Door deze situatie kan de vzw onmogelijk zijn toekomstige financiële verplichtingen nakomen. We hebben het dan over: huur, vaste kosten (gas/elektriciteit/internet/verzekering) alsook betaling van toekomstige vrijwilligersvergoedingen, werkingsmateriaal en andere vanzelfsprekende kosten.

Door de rekensom te maken via onze nieuwe begroting (werkingsjaar 2017-2018) concluderen we dat, als we het werkingsjaar toch zouden starten met het huidige aantal inschrijvingen, de vzw een verlies zal maken van richting de 11.000 euro. Als we het aantal inschrijvingen indelen in leden die effectief hebben betaald op dag van vandaag zou het verlies zelfs richting 17.000 euro gaan.

We concluderen dat we het minimum jaarlijkse aantal inschrijvingen niet hebben behaald om de vzw verder te doen bestaan. Het lijkt ons als bestuur dan ook niet meer dan logisch om de vzw op te doeken om verdere financiële schade te voorkomen.

Het bestuur heeft de vzw op de best mogelijke manier proberen te besturen en deed daarbuiten ook telkens beroep op een professionele boekhouder om in orde te zijn met de wetgeving zoals deze voor vzw’s bepaald is. De boekhouder heeft het dossier grondig ter zake genomen en neemt evenzeer hetzelfde standpunt aan als hierboven beschreven.

    1. Onvoltooide afwerking van activiteiten werkingsjaar 2016-2017
      Wij concluderen dat enkele vrijwilligers de voorziene activiteiten aan onze leden niet volledig heeft voltooid. Voor sommige leden zijn er nog enkele lesreeksen tegoed die niet gegeven zijn voor het einde van ons werkingsjaar. Dit ondanks dat de vzw voldoende ruimte voorziet voor inhaalweken en daarbuiten zijn lokalen ook in de vakanties ter beschikking stelde.

Het bestuur voorzag hierin thans een oplossing die bestond uit een afgesproken reductie op het lidgeld voor het nieuwe werkingsjaar 2017-2018 ter waarde van de gemiste activiteiten. Onze algemene voorwaarden zeggen duidelijk dat lidgelden niet worden terugbetaald.

AGENDAPUNT 2: HUIDIGE FINANCIËLE SITUATIE:

Totaal van de nog te innen openstaande lidgelden op 20/07/2017: 16.138,11 EURO

Totaal lidgelden van waar de betaaltermijn overschreden is op 20/07/2017: 15.320,11 EURO

Percentage achterstallig ten opzichte van openstaande gelden: 94,93%

Actuele stand op de zichtrekening op 20/07/2017: 636,56 EURO

Actuele stand op de spaarrekening op 20/07/2017: 6060 EURO

Daarbuiten heeft de VZW bij de start van de huurovereenkomst (NOVEMBER 2012 / stanislas meeuslei 102, 2900 Schoten) een borg geblokkeerd op een ING rekening van 2000 EURO. Deze zal worden vrijgegeven na opzegging van het huurcontract mits aan de voorwaarden in de huurovereenkomst voldaan is.

AGENDAPUNT 3: VERKOOP BEZITTINGEN VAN DE VZW

Het bestuur zal samen met de vrijwilligers een openbare verkoop organiseren van de goederen die eigendom zijn van de vzw. Deze zal te vinden zijn op het online platform tweedehands.be en zal gecommuniceerd worden naar alle leden per brief samen met een kopie van deze algemene vergadering.

Het consignatiemateriaal van Roland gaat integraal retour naar Roland aangezien dit niet ons eigendom is.

Indien er bij het einde van de openbare verkoop nog goederen over blijven zullen deze geschonken worden aan een vzw met gelijkaardige doelstellingen zoals beschreven in onze statuten.

AGENDAPUNT 4: OPZEG CONTRACTUELE VERBINDINGEN

Het bestuur zegt zo snel mogelijk alle contractuele verbindingen aangetekend opzeggen om geen onnodige kosten te laten doorlopen tot de vereffening voltooid is.

    1. Opzeg huurcontract maatschappelijke zetel

Clausule uit de huurovereenkomst:

De overeenkomst is aangegaan voor de duur van 9 jaren en ging in op 1 december 2012 om te eindigen van rechtswegen op 30 november 2021.

De eerste drie jaren is er geen vervroegde opzeggingsmogelijkheid.

Partijen kunnen na het verstrijken van het derde jaar de huurovereenkomst beëindigen, mits inachtname van een opzeggingstermijn van 6 (zes) maanden, die per aangetekende brief aan de andere contractspartij betekend wordt.

Indien de huurder tegen het verstrijken van de negen jaren, te kennen geeft de huur te willen verlengen en dit gebeurt, ontstaat een huurovereenkomst van onbepaalde duur…”

Het bestuur heeft het bedrag van 6060 EURO geblokkeerd op de spaarrekening ten behoeve van het oog op opzeggen van de huurovereenkomst. (Zie agendapunt 2)

    1. Opzeggen vaste kosten

Alle lopende contracten waaronder gas/elektriciteit, internet/telefonie zullen aangetekend op de hoogte worden gebracht van de beëindiging van de betreffende overeenkomst. Eventuele eindafrekeningen zullen betaald worden met de gelden die op de zichtrekening staan en de eventuele opbrengsten van de openbare verkoop van goederen. (zie agendapunt 3)

AGENDAPUNT 5: AANSTELLEN VAN DE VEREFFENAAR + DRAAIBOEK

5.1 Aanstellen vereffenaar

Het bestuur stelt als vereffenaar aan:

STIJN MICHIELS (voorzitter/afg.bestuurder)

5.2 Draaiboek

Het prioritaire doel van de vereffenaar is om alle contractuele verbindingen van de vzw stop te zetten. Daarbuiten zal de vereffenaar een lijst bijhouden met alle gedupeerde leden die per aangetekend schrijven een terugbetaling van hun lidgeld vragen. Alle leden zullen hierover ingelicht worden aangezien zij een kopie van deze algemene vergadering zullen ontvangen.

Indien er nog een positief saldo op de rekening staat na de afsluiting van alle contractuele verbindingen zal de vereffenaar dit saldo recht evenredig verdelen over de leden die zich via aangetekend schrijven hebben opgegeven. De termijn van dit schrijven zal beëindigen op 01/09/2017.

Leden die dit doen dienen hun rekeningnummer te vermelden op het aangetekend schrijven en dit op te sturen naar Stanislas Meeuslei 102, 2900 Schoten

Definitie van een lid: inschrijving bevestigd met een geldig factuur voor het schooljaar 2017-2018

Indien er na de hierboven beschreven actie nog een positief saldo op de rekening staat zal de vereffenaar dit saldo eveneens schenken aan een vzw met gelijkaardige doelen zoals in de statuten staat beschreven. Als er geen geld over is worden alle actieve rekeningen integraal afgesloten. De vereffenaar voorziet alle nodige administratieve handelingen om de vereffening en het afsluiten van de vzw te voltooien.